Описательный промежуточный отчет должен включать:

•  информацию о выполнении календарного плана проекта,
•  о результатах мероприятий,
•  о прогрессе, достигнутом в процессе выполнения проекта, и его влиянии на ожидаемые результаты.

 

Описательный итоговый отчет должен отражать:

•  ход и результаты реализации проекта,
•  статистические данные, касающиеся участников реализации проекта и получения ими каких-либо благ от проекта.

Описательный итоговый отчет должен содержать указания на проблемы, с которыми Грантополучатель столкнулся во время осуществления Проекта.

В описательный отчет также необходимо включить отчеты по отдельным мероприятиям проекта.

Грантодатель изучает отчет и использует полученную информацию в подготовке общего отчета о реализации грантовой программы.

 

1. Общая информация

 

1. Номер гранта и название организации
2. Название проекта
3. Местоположение проекта
4. Бюджет гранта
5. Общая стоимость проекта
6. Другие источники
7. Продолжительность проекта (Дата начала. Дата окончания)
8. Дата написания отчета

 

1.         Краткое описание общего состояния проекта

 

1) Описание проделанной работы за этот период

А. Задачи текущего периода?

Б. Какие мероприятия осуществлены?

Пожалуйста, соотнесите свою деятельность за отчетный период с вашим календарным планом. Это должно быть краткое описание в трех или четырех параграфах.

 

2) Описание результатов проекта

А. Удалось ли достичь запланированных результатов?

Б. Опишите наиболее значимые достижения проекта.

3) Вопросы, проблемы и решения

Этот раздел должен содержать анализ всех вопросов или проблем, которые возникали при выполнении проекта.  Очень важно, чтобы в этом разделе было описание всех  шагов, которые были предприняты для решения возникавших вопросов и результат от этих действий.

Опишите, какие уроки вы вынесли из этого проекта — это важно для понимания будущих проектов.

 

1.       Детали деятельности организации по проекту в этом периоде

 

На кого направлена Ваша деятельность по проекту? Кто извлек пользу от проекта, как? Определите приблизительное количество людей, которых охватил Ваш проект.

 

IV.       Средства, полученные из других источников.

 

Получали ли Вы по данному  проекту финансирование из других источников или спонсорскуюпомощь\пожертвования (например, в виде помещения) в этот период?

 

1. Приложения

 

Отчет по работе консультантов (если они были в этом периоде).

 

Другие специальные отчеты по мероприятиям (публикации, брошюры, буклеты, программа проведенного мероприятия; копии раздаточных материалов; списки участников, анкеты оценки семинара, заполненные участниками; копии публикаций в СМИ о проекте и др.).

 

1.   Статистическая информация (предоставляется в итоговом отчете по отдельной форме)

1. Количество участников проекта

 

Женщин	Мужчин

 

2. Количество добровольцев, работавших по проекту (с разбивкой по возрасту)

 

Добровольцы	Из них
	лица до 14 лет	лица в возрасте14-30 лет	лица старше 30 лет

 

3. Какие механизмы социального партнерства были использованы в ходе реализации проекта (общественные слушаний, переговорные площадки, создание коалиций, взаимодействие с другими организациями, учреждениями, административными структурами).

 

4.Вклад в проект из других источников

 

	Денежное выражение ($)	Кто внес вклад (органы власти, бизнес, частн. пожертвователи, др.)
материальные пожертвования
денежные средства
добровольческий труд
др. (поясните какие)

 

5. Количество мероприятий проекта, освещенных в СМИ, с приложением копий и списком публикаций и трансляций.

 

VII.  Финансовый отчет по гранту (предоставляется по отдельным формам).

 

1)      Общие положения

Грант предоставляется на определенный период времени, который четко указан на титульном листе Соглашения о гранте.

Все расходы должны быть произведены в этот период. Грантодатель не покрывает расходы, которые были произведены до или после обозначенного периода действия гранта.

Грантодатель принимает к зачету только строго определенные, указанные в бюджете проекта и Соглашении о текущем гранте расходы, а не общие, неопределенные платежи.

Грант, предоставляемый Вам, ограничен “до” определенной суммы: другими словами, Вы имеете право делать расходы по гранту, не превышающие сумму, указанную в Соглашении о гранте

 

2) Составляющие части финансового отчета (приложение 1).

Утвержденный бюджет		Расходы
Статья бюджета(по соглашению)	Утвержденная сумма(по соглашению)	Отчетныйпериодв руб.	Разница в руб.
Итого расходов
Остаток

 

2. Реестр расходов за период, который включает постатейное описание всех расходов, совершенных за период осуществления проекта. (приложение 2).

 

N	Вид расхода	Дата	Статьябюджета	Сумма врублях	Номер и названиепервичного документа
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Итого израсходовано
Остаток средств

 

3. Инвентарный список приобретенного оборудования (приложение 4).

 

N	Датапокупки	Название оборудования	Цена	Местонахождение	Состояние	% оборудованиякупленного на средства гранта

 

4. Форма предоставления отчета по проведению семинаров по проекту  (приложение 5).

 

Тема	МестоПроведения	ДатаПроведенияСеминара(начало и кончание)	ФИОтренера,конт. тел.	Кол-воУчастников(приложениеСписок участников с конт. тел.)	Примечание

Получение организацией гранта означает, что все расходы по проекту и их учет должны быть совершены в соответствии с Законодательством. Бухгалтерский учет по гранту следует вести отдельно от других операций, связанных с деятельностью организации.

Необходимо сохранять все первичные документы, а также чеки и копии чеков за приобретенные товары и услуги по проекту, их следует  хранить в организованном виде в течение 5 лет, т.к. организация может быть подвергнута аудиторской  проверке на предмет использования средств гранта.

 

К копиям первичных документов, которыми организация отчитывается по гранту относятся:

 

1. Приказ о назначении работников организации по должностям для выполнения программы гранта.
2. Договора (или обязательства для организаций) на привлечение внештатных работников с приложенным актом приема работ.
3. Ведомости учета рабочего времени сотрудников проекта.
4. Расчетно-платежная ведомость по заработной плате с росписями сотрудников, получивших денежные средства или расчетную ведомость и расходные ордера, подтверждающие получение денежных средств сотрудниками по гранту.
5. Копии платежных поручений на налоги по заработной плате (ЕСН, НДФЛ), если организация перечисляет налоги не только со средств гранта, необходимо сделать копию общего платежного поручения  и расписать на ней, сколько, в том числе по гранту.
6. Командировочные удостоверения и авансовый отчет по командировке.
7. Для любых выплат, осуществленных на основании договоров (договор аренды,  на типографские услуги) — копии договоров, акт выполненных работ, копии платежных поручений, а также счета-фактуры и накладные.
8. Документом, подтверждающим расходы на канцелярские товары и расходные материалы, является авансовый отчет, итоговая сумма которого заносится в реестр расходов. На каждый товар должен быть представлен чек и копия чека, скопированные отдельно друг от друга или квитанция к приходному ордеру и счет-фактура.
9. Документами, подтверждающими расходы, совершаемые за наличный расчет, могут быть чек и  копия чека или квитанция к приходному ордеру и счет-фактура; все расходы, совершаемые за безналичный расчет, подтверждаются платежным поручением,  счетом, счет-фактурой или накладной.
10. Платежные поручения, подтверждающие телефонные переговоры, счет и счета – фактуры на выполнение услуг. Если данные расходы организации  не только со средств гранта, необходимо сделать копию общего платежного поручения  и расписать на ней, сколько, в том числе по гранту.

 

Получатель гранта должен приложить к данному отчету копии всех печатных материалов, которые изданы в результате осуществления проекта, финансируемого Грантодателем. Каждая публикация должна содержать информацию о том, что «Финансирование Проекта и/или публикаций осуществлено (название грантодателя).